物资采购管理程序

物资采购管理程序

1. 适用范围

本标准适用于物流部对原辅料、包装材料、化学试剂、玻璃仪器、设备及零配件、后勤物资的采购。

2. 职责

物资使用部门：按照该程序申请采购本部门所需物资。

物流部：按照该程序计划、采购原辅料、包装材料、化学试剂、玻璃仪器、设备及零配件、后勤物资。

3. 内容

   1.  

      入库

      合格

      采购流程图

1. 本程序所指物资的分类
   1. 按用途分
      1. 生产类物资：指车间、质检、机修等部门使用，与生产直接相关的物资。
      2. 办公类物资：指各部门与行政、办公、后勤接待等相关的物资。
   2. 生产类物资包括
      1. 原辅料、包装材料
      2. 化学试剂、玻璃仪器、设备零配件、其它低值易耗品。
      3. 设备
      4. 计量器具
2. 程序
   1. 制定计划
      1. 生产类物资

•  原辅料、包装材料

a)依据：生产计划、物资消耗定额和储备定额

采购计划量=计划产量×物资消耗定额-现有库存量+安全库存量

b)生产计划下达后，由物流部经理按以上公式核算，制定采购计划。

• 化学试剂、玻璃仪器、设备零配件、其它低值易耗品。

a)依据：储备定额

b)常用物资当物资库存量低于储备定额时，由库管员提出采购物资数量，交物流部经理制定采购计划。

c)非常用物资由物流部经理按使用部门提出的实际需求，制定采购计划。

• 购置设备，执行《设备前期管理程序》。
• 购置计量器具，执行《计量管理程序》。
• 特殊物料或物资（如国家控制的化学试剂、品等）的购买执行国家有关规定。

1. 办公类物资由使用部门提出计划。

1. 由申购部门、相关部门负责人确认后，交分管副总经理、总经理审批。
2. 计划表审批完后，将申购计划表交物流部。

1. 采购人员

• 物流部采购员
• 使用部门的专业技术人员（购置专业性很强的物资时，可请此类人员参与）
• QA人员（购置影响产品质量的物资时，可请此类人员参与）

1. .购置标准

• 质量合格
• 价格合理
• 售前、售后服务质量好

1. 供应商选择

• 标准：证照齐全、供货质量好且稳定、价格合理、重合同、守信誉、售后服务好。
• 影响产品质量的物资首次采购时，须依照《供应商批准程序》进行。
• 采购原辅料、包装材料时选择经QA批准的供应商。
• 对批准的2-3家供应商进行多方面平衡比较之后，可以暂时确定其中某一、两家供货商，并将情况汇总，报分管副总经理、总经理审批。
• 一般物资尽量做到“货比三家”。

1. .购销合同签订、审批

• 需长期购置的或金额在2000元人民币以上的或直接影响产品质量的物资采购应签订“购销合同”，在业务洽谈时请物流部经理参与；单件价值在1000~2000元人民币且购买频次极低的物资也应签订购销合同。
• 签订

a)最初应签订短期合同，以便及时调换供应商，以减少因产品不合格而带来的损失。

b)经过一段时间的考察后，可选定重合同、守信誉、售后服务好，价格适中的生产供应商作为长期供货单位，履行长期合同签订手续。

c)购销合同必须有公司的质量标准或相关行业标准作为合同附件。

d)购销合同的主要内容包括：

• 物资名称、规格、单价
• 物资产地
• 生产厂家或供货单位
• 交货时间及数量
• 金额
• 质量标准
• 供方质检报告及合格证
• 交（提）货地点、方式
• 运输方式及到达站港和费用负担
• 合理损耗及计算方法
• 包装标准、包装物的供应与回收
• 验收标准及提出异议期限
• 结算方式及期限
• 违约责任
• 解决合同纠纷的方式
• 其他约定事项

• 审批

a)采购员将填写好的“购销合同” （原辅料、包装材料合同可参照相关文件执行）和《购销合同审批表》一同交物流部经理进行初审。

b)金额在3万元上（含3万元）的购销合同交法律顾问审核。

c)将通过以上审核的“购销合同”和购销合同审批表，交总经理审批。

d)未经总经理批准的“购销合同”不能执行。

• 合同一份交供应商，另两份分别送交财务部、物流部或行政部存档。

1. 采购

• 直接影响产品质量的物资必须在QA批准的供应商处采购，如遇到特殊情况，须有批准手续，否则不准采购非定点供货方的物资。
• 采购员通过“购销合同”、《订货单》等方式通知供应商备货，其数量应按照物资申购计划单上的数量及标准购买，并要求供方开具（尽量开）。
• 采购员须严格检查货物。
• 随时了解供应商货物准备情况、发运情况，掌握计划执行情况，应保证物资定点、按期、定量、优价采购。
• 合理使用资金，尽可能做到先货后款或滚动付款。

1. .接货

• 供方送货到厂，采购员在厂接货。
• 异地交货

交货地点不在厂部，由采购员携带相关证明到交货地点接、取货，并送货到厂或委托他人送货到厂，但本人必须回厂接货。

1. 验收
   1. .到厂物资按《库房物料管理程序》或《化学试剂、玻璃仪器、零配件、后勤物资管理程序》进行验收，合格者入库，并填写《物资明细帐》。
   2. 退货

经查验为不合格的物资，决定退货时，由采购员及时联系供应商办理退货手续，并作好《退货记录》。

1. 付款
   1. 方式：现金，先款后货，先货后款、滚动付款。

• 直接用现金或现金支票付款
• 先款后货

a)根据合同条款规定，由采购员填写“转帐支票申请单”。

b)将“转帐支票申请单”经物流部经理、财务部经理审核后，报总经理批准。

c)将已审批的“转帐支票申请单”交财务部办理付款手续。

d)货款付出后，采购员应及时通知对方，并要求对方履行合同。

e)货物验收入库后，将《入库单》及交财务部入帐。

• 先货后款，滚动付款

a)采购员向供应商索取货物。

b)填写“转帐支票申请单”并附《入库单》和。

c)将“转帐支票申请单”报物流部经理、财务部经理审核，并报总经理批准。

d)将已审批的“转帐支票申请单”交财务部办理付款手续。

e)滚动付款为每月6-10日办理付款手续，结清前欠货款。

f)采购员到财务部取回“转帐回单”，交物流部备查，并及时通知对方。

1. .登记上帐

采购员将已到货物及付款情况按要求登记上帐。

4. 相关文件

《供应商批准程序》1202·017

《库房物料管理程序》1209·003

《化学试剂、玻璃仪器、零配件、后勤物资管理程序》1209·006

《设备前期管理程序》1206·001

《计量管理程序》1207·001

《退货记录》2109·004

《办公类物资申购计划表》2109·010

《生产类物资申购计划表》2109·011

《购销合同》2109·012

《印版保密保险责任书》2109·013

《物资明细帐》2209·009

《订货单》2309·001